Viết email như thế nào cho đúng cách?
Thầy để ngỏ chủ đề ở đây, sẽ đề cập nội dung cụ thể sau. Trước hết mời các em thảo luận trước.
Dạ thưa thầy theo em nghĩ là khi viết email cần phải :
- Có tiêu đề mail : ngắn gọn , súc tích và thể hiện được nội dung chính muốn truyền tải
- Địa chỉ mail : phải chứa tên mình
- Nội dung phải có đầu có đuôi , không quá dài dòng mà cũng không quá ngắn , ví dụ : khi gửi tài liệu thì nội dung mail có thể nói sơ qua về tài liệu, và các lưu ý dành cho người nhận.; khi dùng để đặt lịch hẹn thì nội dung mail lúc này là mục tiêu cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, các lưu ý khi họp.
- Có lời chào ( thường là câu đầu tiên trong nội dung mail) ; lời chúc ( đây là câu cuối của nội dung mail )
Thưa thầy, khi viết mail cần:
- Tiêu đề email: Viết in, in đậm để tạo sự chú ý, tiêu đề phải ngắn gọn nhưng vẫn phải rõ ràng điều muốn truyền đạt
- Nội dung phải rõ ràng, lành mạch; có lời chào; có lời kết và lời chúc
- Nên có một email cá nhân và một email công việc và tạo email công việc "bắt mắt" ví dụ như: NguyenVanA.work@gmail.com
Cám ơn thầy đã tạo topic rất cần thiết cho bọn em được trao đổi ý kiến của cá nhân ,
Bản thân em cũng đã từng bị nhiều thầy / cô nhắc nhở về vấn đề viết mail, sau khoảng thời gian dài mắc lỗi và sửa lỗi , em cũng đã rút cho mình một vài kinh nghiệm mà em nghĩ mình nên chia sẻ nó với thầy và các bạn .
Ấn tượng đầu tiên : Thông tin người gửi
Hình đại diện mail : thẳng mặt ,rõ ràng, chuyên nghiệp
Tên đại diện: đầy đủ họ tên hoặc Tên + Họ
Tài khoản Email :chuyên nghiệp, rõ ràng ,lịch sự.
Eg:Ten.hotendem@....
Chữ ký:đơn giản, rõ ràng, chuyên nghiệp,đầy đủ thông tin liên hệ
Tiêu đề -Subject
Không nên viết tiêu đề với các dạng như sau:
- Meeting
- CVs
- Ứng tuyển vị trí
- Xin đổi lớp
- File thầy cần
Thay vào đó ,ta hãy viết :
- ABC Project Meeting for final alignment
- Ứng tuyển ABC_vị trí lớp trưởng _Nguyen Van A
- File thiết kế cho sự kiện ABC
Tóm lại ,khi viết tiêu đề chúng ta cần viết :
- Câu từ ngắn gọn ,rõ nghĩa ,đồng nhất
- Mang tính mô tả ,tóm tắt đầy đủ thông tin/mục đích Email
- Thu hút sự quan tâm
Đối tượng nhận email
trước hết ta cần lưu ý các dạng gửi mail sau đây:
TO: Đối tượng mà email trực tiếp ảnh hưởng hoặc được yêu cầu thực hiện công việc
CC: Đối tượng nên biết thông tin,nhưng không ảnh hưởng trực tiếp
Không cần trả lời hoặc hành động.
BCC: Đối tượng nhận được email, mà những người nhận khác không biết điều đó.
Khi gửi email cho danh sách nhiều người trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người nhận
NỘI DUNG EMAIL- CẤU TRÚC CƠ BẢN
- Lời chào -greeting
- Câu mở đầu- opening comment
- Giới thiệu- introduction
- Nội dung chính –main point
- Câu cuối email –concluding sentence
- Kết mail – signing off
- Lời chào : hầu hết mọi người hay dùng cấu trúc sau
DEAR+ TITLE( danh xưng) +RECEIVER NAME( Tên người nhận)
ex: Dear Mr/Ms…
Dear Sir/Madam
-
Câu chào hỏi ban đầu
How are you/ Is every thing going well
Thank for your email on …..It was my pleasure meeting you at A event ,etc
I hope you are doing well
3.giới thiệu
Giới thiệu cơ bản về bản thân ,rõ ràng cụ thể ,tránh dài dòng
4.Nội dung chính
Các nôi dung email phổ biến thường gặp :
-
- Thực hiện một yêu cầu / hỏi thêm thông tin.
- Đề nghị/cung cấp thông tin/ Ứng tuyển.
- Phàn nàn /xin lỗi.
- Cung cấp file/ tài liệu.
5.Câu kết( concluding sentence)
- I look forward to meeting you
- I hope to hear from you at your earliest convinience
- Should you need any further information, do not hesitate to contact me
- Plesase feel free to contact us if we can be of further assistance
6.Kết thư ( signing off)
-
-
- Your faithfully/your sincerely
- Thanks for your support/reading/consideration…
- Best regards/ kind regards/ thanks and best regards..
-
Cuối cùng mình gửi đến các bạn một số lưu ý quan trọng để tranh viết hỏng Email nhé:
LƯU Ý QUAN TRỌNG TRƯỚC KHI GỬI THƯ
Hãy hỏi bản thân những điều sau:
-
-
- Người nhận email mất dưới 20s để đọc và hiểu rõ email
- Người nhận mail biết họ cần làm gì sau khi đọc
- Người nhận mail đánh giá đúng về người gửi và nôi dung sau khi đọc email
- Email này được soạn và viết khi người gửi đang tỉnh táo về mặt tinh thần và cân bằng cảm xúc
- Email này được đọc và xem lại ít nhất 3 lần trước khi gửi
- Nội dung email phù hợp với luật pháp và đạo lý
- Những thông tin này nhất thiết phải trao đổi bằng Email
-
Một lần nữa xin cám ơn thầy các bạn đã xem hết bài viết của em,
Thưa thầy, theo em viết mail cần phải lưu ý tới những vấn đề sau:
- Tiêu đề mail phải rõ ràng, không dài dòng, lan man
- Sử dụng một địa chỉ mail “nghiêm túc”
- Luôn chào hỏi một cách chuyên nghiệp
- Luôn hài hước đúng chỗ, đúng thời điểm
- Hãy viết mail phù hợp với người đọc nó
- Luôn đọc lại bài trước khi nộp bài
- Luôn nhập địa chỉ mail người nhận cuối cùng
Theo em một email cần có đầy đủ những thông tin như sau
- Bước 1: Đặt tiêu đề
+ Chủ đề phù hợp làm gia tăng cơ hội cho người đọc. Nếu tiêu đề không phù hợp người đọc có thể xóa ngay.
+ Tiêu để phải phù hợp mục đích/ nội dung email.
+ Tiêu đề rõ ràng.
- Bước 2: Viết nội dung email
+ Phần chào hỏi:
o Kính gửi/ Kính chào Ông…/Bà…/ Thầy/Cô/ Anh/ Chị; Dear…; Hi..(bạn bè)
+ Phần nội dung:
o Giới thiệu người gởi về mình (nếu họ chưa biết)
o Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
o Nội dung dễ hiểu, in đậm thông tin quan trọng
o Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận
o Đính kèm file (nếu có).
+ Phần kết thúc:
o Trang trọng: Trân trọng / Trân trọng kính chào/ (Thanks and) Best regards,
o Thân ái kính chào / Sincerely,…
o Em cám ơn/ Em xin chân thành cám ơn.
+ Đính kèm file nếu có
- Bước 3: Kiểm tra lại email của mình
+Tiêu đề phù hợp với nội dung chưa?
+ Nội dung phù hợp với tiêu đề, rõ ràng vấn đề cần trình bày chưa?
+ Địa chỉ người đã đầy đủ và đúng chưa?
+ File đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa? Format chữ trong email đã đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
+ Còn lỗi chính tả nào không?
+ Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?
+ Cấu trúc email rõ ràng chưa (thư trang trọng)
- Bước 4: Nhập địa chỉ và gửi
Gởi email bằng cách nhập địa chỉ vào 1 trong 3 phần, hoặc 2 hay cả 3 phần: To, Cc, Bcc.
+ To: Gởi trực tiếp cho người chịu trách nhiệm chính (người này có nhiệm vụ trả lời/xử lý email).
+ Cc (Carbon Copy): Giởi cho người mà bạn muốn cho họ biết về thông tin này (người này không cần trả lời/ xử lý email này).
+ Bcc (Blind Carbon Copy): Gởi cho người mà bạn muốn họ biết thông tin bí mật. Nếu bạn trả lời không dùng “Reply all”.
* Một số lưu ý khi sử dụng email trong giao tiếp:
– Không gửi email khi chưa có tiêu đề.
– Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48h tính từ thời gian nhận.
– Không gửi “last minute email”.
– Không bao giờ gửi thư không có giá trị và gửi vô tội vạ đến nhiều người, kể cả thư spam
– Khi forward một e-mail nào đó, nên có sự đồng ý của người chủ email hoặc email đó có liên quan đến người nhận.
– Không bao giờ gửi email khi chúng ta đang giận dữ.
– Không sử dụng e-mail công việc/cơ quan cho mục đích cá nhân.
– Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp.
* Một số lưu ý khi viết email:
– Đặt tiêu đề rõ ràng
– Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
– Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All"
– Tận dụng mục chữ ký email (email signature)
– Tránh những lời chào quá thân mật
– Để ý đến khác biệt văn hóa
– Trả lời tất cả các email, ngay cả khi đó là email nhầm
– Đọc lại email trước khi gửi
– Chỉ nhập địa chỉ sau khi soạn xong email
– Lưu ý cách trình bày email
– Có thể điều chỉnh tiêu đề khi cần thiết
Đây là những gì em được học và tìm hiểu về cách viết 1 email hoàn chỉnh. Cảm ơn các bạn và thầy đã đọc.
Bước 1:
Tiêu đề email có thể ví như một nụ cười, nó sẽ làm nên ấn tượng đầu tiên của bạn. Để áp dụng cách viết Email này, bạn hãy tạo ra một tiêu đề làm sao tóm tắt được nội dung Email trong một câu duy nhất. Cách này vừa giúp người đọc nhận biết mức độ quan trọng của Email, vừa giúp cho việc tìm kiếm lại Email sau này trở nên dễ dàng hơn.
Bước 2:
Gửi tài liệu: Nội dung mail có thể nói sơ qua về tài liệu, và các lưu ý dành cho người nhận.
Đặt lịch hẹn: Nội dung mail lúc này là mục tiêu cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, các lưu ý khi họp.
Biên bản họp: Lời nói gió bay, hãy tóm những ý chính của cuộc họp, gửi kèm file biên bản chi tiết
Bước 3:
Lời chào: Đây là câu đầu tiên trong nội dung mail.
Đôi khi một dòng “Gửi chị Sung,” hoặc “Dear anh Sướng,” thôi cũng đã làm cho người đọc mail cảm thấy Sung Sướng rồi. Ai mà không thích tên mình được gọi lên chứ?
Bạn có thể tham khảo vài lời chào dưới đây:
- Lịch sự: Xin chào Nam, Dear Phương
- Thân thiện: Hi Hoàng, Gửi Hậu
- Khác biệt: Bạn còn thở chứ, Fususu?
Lời chúc: Đây là câu cuối của nội dung mail.
Nếu để ý, bạn sẽ thấy trong hầu hết các bài viết của tôi (và cả mail nữa), thường xuất hiện “Mong tin tốt lành!”. Ngoài vai trò là một lời chúc phúc hậu, nó còn tạo “áp lực tích cực” giúp người nhận cố gắng để báo lại tin tốt lành cho tôi.
Bạn có thể tham khảo một vài lời chúc dưới đây:
- Lịch sự: Trân trọng,
- Thân thiện: Thân ái,
- Khác biệt: Ngủ sung mơ sướng nhé!
Chữ ký: Với Email công ty, thường là sẽ bị quy định chữ ký, bạn có thể dùng lời chúc bên trên (ai cấm nhỉ?) nhưng nếu bạn toàn quyền làm chủ chữ ký, thì đây là cơ hội để người khác tìm hiểu thêm về bạn.
Bạn có thể đưa các thông tin sau vào chữ ký để tạo ấn tượng:
- Một câu châm ngôn bạn yêu thích
- Link một vài website hay dự án của bạn
- Thông tin liên lạc khác của bạn (ngoài điện thoại, mail)
- Một câu hỏi lạ. Vd. “Sẽ ra sao nếu không ai biết đếm?”
Để viết một email tốt và dễ tiếp cận người cần đọc thì em có một số chia sẻ muốn đóng góp như sau:
1: Xem email và xác định đối tượng người ta định gửi để:
- Xưng hô đúng đối tượng tránh nhầm tuổi tác hay giới tính.
- Thể hiện mức độ kính trọng từ đó tránh việc thư sẽ trở thành thư rác.
- Người đọc có cái nhìn thiện cảm về mình.
2: Tiêu đề nội dung thư: Các bạn hay để tiêu đề cộc lốc, ngắn gọn nhưng lại rất kho hiểu, làm người nhận thư chỉ muốn skip và delete. Thì đây là một điều mình muốn các bạn chú ý:
- Viết chủ đề ngắn gọn nhưng phải dễ hiểu, tránh lan man hay dài dòng
- Tiêu đề cần rõ ràng và thể hiện nội dung thư cần hướng đến, tránh việc không chủ, không vị ngữ.
- Khuyến khích viết chữ in hoa để người đọc hứng thú và tạo điểm nhấn đọc, nhưng vẫn cần tránh vì tiêu đề dài mà viết in hoa nhiều quá sẽ rối. Do đó bạn cần cân nhắ kỹ vấn đề này nhé.
3: Viết nội dung cho bức thư, thể hiện vấn đề cần nêu rõ ở đây: Nhiều bạn cứ nghĩ đến đây là mình cần gì viết nấy, không chào, không hỏi, không nêu lí do, không chủ - vị ngữ, không nêu rõ quá trình chỉ chăm chăm vấn đề giải thích hay nhào vô hỏi. Một số điều mình muốn bạn cần tránh và cần có được ở đây như sau
- Một bức thư cần tối thiểu có được ở phần chào hỏi:
+ Nơi viết, ngày viết, thời gian viết. (có thể có hoặc không)
+ Lời chào và lời kính gửi với người nhận (tuy vào độ tuổi, chức vị, nghề nghiệp của người nhận mà bạn viết cho phù hợp, cần tránh viết lời chào + tên người nhận, làm thế người nhận cảm giác khó chịu và giống như bạn đang hỗn với người khác.)
+ Thêm ngữ điệu cảm xúc với người bạn quen hay cho quan trọng (nếu gửi cho ông bà thì bạn có thể thêm các từ như yêu, thương, yêu quí, hay bạn bè thì bạn thêm các từ mà bạn bè hay nói với nhau).
- Về mặt nội dung cần phải có:
+ Giới thiệu về bản thân mình với người bạn gửi (nếu họ chưa biết thì bạn cần phải nêu rõ ràng hơn, còn nếu họ đã biết thì bạn cần giới thiệu ngắn gọn lại để họ dễ dàng lắm bắt).
+ Cấu trúc có thể bao gồm. Nêu lí do, vấn đề đang gặp hay mắc phải,.. có thể kể chi tiết, tiếp theo bạn co thể thêm theo ý mình, sau đó thì là mong muốn gì ở người nhận, cần sự giúp đỡ gì hãy trình bày thật kĩ) .
+ Nội dung thì ngắn ngọn cũng tốt nhưng phỉ đủ thông tin, tránh dài dòng lan man, thông tin quan trọng cần được in đậm và nhắc lại khi viết
+ Ngôn từ lịch sự, tránh teen code, tránh viết tắt, và cần thể hiên tôn trọng người nhận.
+ Đính kèm file văn bản, hình ảnh,... (nếu có)
- Đối với phần kết thúc của bức thư cần phải có:
+ Lời cam kết, lời cảm ơn, lời hứa,...đối với người nhận mong họ sớm phản hồi
+ Lời chào kết thúc thư với người nhận.
4: Kiểm tra lại toàn bộ bức thư của mình bao gồm
- Địa chỉ người nhận, tiêu đề sao cho phù hợp tổng thể.
- Kiểm tra lại nội dung mình đã viết tránh thiếu hoặc thừa.
- Kiểm tra lại chính tả, viết hoa, căn lề,....có thể sử dụng thêm chữ kí email
5: Nhấn gửi và chờ phản hồi.
Đây là những chia sẻ của mình về viết email. Đối với mình viết email chính là viết thư vậy vì thế cần phải chỉnh chu và đàng hoàng trân trọng trong mọi thứ và tình huống, nên các bạn cần tìm hiểu kỹ để viết email được tốt hơn. Cảm ơn thầy và các bạn đã đọc bài viết của mình.
Thưa thầy, theo em để viết email đúng cách cần phải bao gồm các yếu tố sau:
1. Suy nghĩ trước khi viết. Đặt câu hỏi: “Tại sao tôi gửi thư này? Tôi cần gì từ người nhận” “Email này có cần thiết hay không?.”
2. Đặt tiêu đề cho email (subject). Cần lựa chọn kĩ từ ngữ để thông báo cho người nhận bao quát được email mà mình gửi đến. Tiêu đề Email phải rõ ràng
3. Lời mở đầu trong nội dung email. Luôn mở đầu Email bằng lời chào, chẳng hạn như “Dear Sir/Madam”. Tùy vào mức độ của mối quan hệ nên có cách chào thích hợp.
4. Nội dung chính trong email.
+ Đầu dòng viết hoa chữ cái đầu tiên, viết hoa chữ không phải viết in hoa.
+ Tất cả các dấu câu viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
+ Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa (tên riêng, địa danh) phải viết hoa.
+ Viết đủ ý rồi chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
+ Không nên viết thành một đoạn dài mà nên cách dòng chia doạn ra thành từng ý nhỏ.
+ Không nên sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều để nhấn mạnh bởi sẽ khiến cho Email của bạn kém chuyên nghiệp.
+ Dành ra chút thời gian để soát lỗi chính tả, sai các dấu cơ bản và cấu trúc của câu.
5. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin. Không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, chỉ nên gửi file không quá 100Kb
6. Phần cuối thư. Lịch sự cảm ơn người nhận, có thể bắt đầu với: “Cảm ơn sự kiên nhẫn và sự hợp tác của anh/chị” hoặc “Cảm ơn anh/chị đã cân nhắc” và sau đó tiếp tục “Nếu bạn có bất kì câu hỏi và thắc mắc nào, vui lòng cho tôi biết” và “Tôi mong chờ ý kiến phản hồi từ anh/chị.”
7. Chữ kí. Thông tin đó gồm: họ tên, địa chỉ email, outlook, skype, số điện thoại, ...
8. Đọc lại toàn bộ email một lần nữa. Đọc lại email lần cuối, rà soát lỗi chính tả, cách dùng từ ngữ...
thưa thầy, theo em viết email đúng cách cần:
- Luôn luôn có dòng tiêu đề ( lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất.)
- Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu.
- Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ (Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.)
- Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt. (người nhận sẽ cảm thấy bạn không lịch sự , người đọc sẽ không hiểu từ viết tắt đó là gì )
- Hãy ngắn gọn và lịch sự ( vì người đọc đôi khi không có nhiều thời gian nên cần ngắn gọn xúc tính đi thẳng vào vấn đề những phỉa lịch sự để cho người đọc cảm giác là ta tôn trọng người đọc)
- Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email
- Thêm chữ ký ( nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang Web,… để người đọc có thể biết bạn tên gì và địa chỉ liên hệ)
Thưa thầy theo em viết email một các đúng thì phải đủ 8 yếu tố sau:
- Luôn luôn có dòng tiêu đề ...
- Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu. ...
- Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ ...
- Không sử dụng chữ in hoa. ...
- Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt. ...
- Hãy ngắn gọn và lịch sự ...
- Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn. ...
- Thêm chữ ký
Thưa Thầy , theo em để viết email chuyên nghiệp ta cần :
Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho Email, đính kèm file vào Email (nếu có), và viết nội dung cho Email đó.
Bước 2: Bước tiếp theo trong thao tác viết Email đúng chuẩn đó là kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm xem có sai sót gì không.
Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi Email.
Bất cứ Email gửi cho ai, về vấn đề gì thì bạn cũng phải tuân theo các bước này để tránh sai sót cũng như thiếu sót trong Email đã gửi. Vì một khi Email đã được gửi đi thì không thể lấy lại. Còn bây giờ ta đi chi tiết từng bước của các bước viết Email theo chuẩn.
Khi đặt tiêu đề Email (subject) của bạn phải lưu ý những vấn đề như là phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung Email của bạn là gì.
Nếu bạn đặt tiêu đề Email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc Email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là Email rác hoặc Email không quan trọng.
Ví dụ: Subject: Ho So Xin Nhap Hoc
Không nên viết: Kinh gửi.....
Chú ý khi viết tiêu đề cho một Email
Phần trên là hướng dẫn để bạn lựa chọn tiêu đề của một Email còn tiếp đây là chú ý với tiêu đề của Email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của Email đó.
Nếu Email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề Email. Không bao giờ bỏ trống tiêu đề Email. Tiêu đề Email rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.
Đính kèm tập tin vào Email
Trong phần này tôi sẽ không hướng dẫn bạn thao tác đính kèm một tập tin vào Email vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn bài viết hướng dẫn thao tác đính kèm tập tin vào trong Email. Chỉ có một vài lưu ý với thao tác đính kèm tập tin vào trong Email khi viết một Email theo chuẩn chuyên nghiệp.
Là khi bạn đính kèm một tập tin vào trong Email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Ngoài ra file đính kèm trong Email nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Viết nội dung email theo chuẩn chuyên nghiệp
Yếu tố đầu tiên cần chú ý trong một Email chuẩn là cần phải đảm bảo các yếu tố như cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong Email, nêu rõ lý do viết Email trong đoạn đầu tiên.
Khi soạn Email theo chuẩn, điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng tuy vậy rất nhiều người mắc phải lỗi này khi viết Email và soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
-Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên.
-Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
-Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
-Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
-Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
-Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
-Chia đoạn nếu viết dài.
Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. Mọi người thường hay lạm dụng nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng có thể nó có tác dụng ngược lại đấy. Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức Email chuẩn của bạn là đủ.
Nội dung của một email chuẩn
Phần trên là lưu ý trong nội dung của Email, còn bây giờ là những phần cần có trong nội dung Email. Bạn có thể theo dõi chi tiết bố cục của một Email theo chuẩn ở phần dưới đây.
Phần chào hỏi: Trong phần này bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như:
Dear (Hi)…
Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung:
Trong nội dung thông tin trong Emai, bạn cần chú ý sau:
-Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
-Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
-Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận Email.
Phần kết thúc:
Một vài cấu trúc kết thúc Email thông dung như:
-Thanks & B. Regards,
-Trân trọng, Em cảm ơn …
Phần chữ ký email:
Phần này cũng là một phần tương đối quan trọng trong Email tuy nhiên hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký Email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận email có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, Email, địa chỉ…
Một mẫu chữ ký thông dụng bạn có thể tham khảo:
Pastor Cao Hoang Cung
Phone: +84 913 741 187
Hội Thánh Tin Lành Thánh Khiết Việt Nam
Kiểm tra lại nội dung Email và file đã đính kèm
Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết Email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung Email và file đã đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một Email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một Email và gửi cùng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rắc rối không hề nhỏ khi tới tay người nhận.
Nhập địa chỉ email người nhận
Sở dĩ việc nhập Email của người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết Email theo chuẩn là vì để hạn chế tối đa việc Email chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn bấm gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi. Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ Email khác.
Một số lưu ý theo em khi viết email:
- Luôn luôn có dòng tiêu đề ...
- Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu. ...
- Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ ...
- Không sử dụng chữ in hoa. ...
- Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt. ...
- Hãy ngắn gọn và lịch sự ...
- Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn. ...
- Thêm chữ ký
Dạ thưa thầy theo em nghĩ viết mail đúng cách là:
Luôn luôn có dòng tiêu đề
Không ít người gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất.
Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp,…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề email. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 12456, Bài khóa luận tốt nghiệp.
Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu
Một trong những cách viết email được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong email.
Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ
Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.
Không sử dụng chữ in hoa
Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.
Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt
Cách viết email chuyên nghiệp không bao giờ có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay biểu tượng cảm xúc. Bởi làm vậy người nhận sẽ cảm thấy bạn không lịch sự, thiếu tế nhị. Ngoài ra, bạn cũng nên nhớ viết hoa ký tự đầu tiên và tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận nhé!
Hãy ngắn gọn và lịch sự
Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.
Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn
Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.
Thêm chữ ký
Cần phải chắc chắn rằng bạn có một chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang Web,…
Danh sách này sẽ giúp cho người nhận email dễ dàng liên hệ lại với bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn trả lời email ở trên máy tính và thiết bị di động thì cần đảm bảo rằng thông tin phải trùng khớp với nhau bạn nhé!
để soạn và gửi một email thì như thế nào?
- Chúng ta cần quan tâm đến các điểm sau: THỜI GIAN, CÁCH TRÌNH BÀY.
A. THỜI GIAN (THÔNG TIN):
- Yếu tố tâm lý luôn ảnh hưởng đến hành động của bạn (đã có nhiều nghiên cứu cho thấy điều này). Thế nên, bạn không nên soạn mail khi tâm trạng không tốt.
- Tìm hiểu một chút về người mà bạn sẽ gửi mail: Việc này sẽ giúp bạn cách trình bày và cách dùng từ ngữ trong email nữa.
- Tìm hiểu một vài thông tin liên quan đến nội dung bạn sẽ đề cập trong email để truyền đi một thông tin rõ ràng, chính xác nhất.
- Thời gian gửi mail cũng là vấn đề bạn nên quan tâm. Thường thì bạn nên gửi vào khoảng thời gian 08-09h sáng, lúc mà người ta thường đọc mail để bắt đầu một ngày làm việc. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý. (Có ngoại lệ)
B. CÁCH TRÌNH BÀY MỘT E-MAIL:
1. Chủ đề email:
- Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.
VD: Gửi anh A bảng lương tháng 9, Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B, Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015, ...
Chú ý: Tuyệt đối không gửi mail không có chủ đề. Bạn thử nghỉ xem, khi vào nhà ai đó mà không chào hỏi thì chủ nhà sẽ đánh giá bạn thế nào?
2. Lời mở đầu trong nội dung email:
- Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này.
VD: Chào anh B,
Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.
Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi...) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:
Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này..!
3. Nội dung chính trong email:
- Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.
- Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ.... (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)
- Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.
VD: Ở đây mình không có vd cụ thể vì phải dựa vào nội dung email bạn gửi
Chú ý: Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng...
4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:
- Hiện nay các dịch vụ mail đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng outlook để quản lý mail.
- Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt
VD: Tôi gửi đính kèm 3 tập tin: HD_thietkeweb.doc, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một
Chú ý: Đặt tên tập tin đính kèm người đọc sẽ dễ dàng tìm thấy nội dung họ cần đọc, sau này cần tra lại họ tìm kiếm cũng sẽ thấy
(Chèn hình, đính kèm tập tin, chèn liên kết, thậm chí là biểu tượng cảm xúc trong Gmail)
5. Phần cuối thư:
- Cuối thư là nơi bạn mong muốn người đọc làm điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc....
VD:
Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi của anh sớm. Nếu cần thêm thông tin gì anh phản hồi lại cho em anh nhé.
Chúc anh một ngày tốt lành!
Trân trọng
Tên người gửi
6. Chữ ký:
- Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.
- Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty....
- Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.
THAM KHẢO NGUỒN:https://itexpress.vn/tin-tuc/cach-soan-va-gui-mot-email-chuyen-nghiep-325.html
Em xin phép được bổ sung thêm về cách quản lý mail hiệu quả ạ.
- Tránh phiền toái:
- Cách tì kiếm mail
- Cách tạo nhãn (mục lục)
- Cách phân loại mail theo nhãn (mục lục)
Link thư mục đính kèm: https://drive.google.com/drive/folders/0B0SGReJrFZaydzF1Z1labkJIOFk?resourcekey=0-vBdbH7BKf_Sbj0QyFIERxg&usp=sharing
Dạ thưa thầy, khi viết email cần :